PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Se entiende por prestamo a la entrega provicional de un documento y se clasifica en:

1. PRÉSTAMO PARA USUARIOS INTERNOS: Según el acuerdo 42 del 2002, en el evento expediente en la dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, numero total de folios, nombre y cargo del que retira el expediente, términos para su devolución, nombre completo del solicitante, nombre de la dependencia a la cual pertenece el solicitante, firma y numero de la cédula del jefe de la dependencia y de quien retira el documento, vencido el paso el responsable de la dependencia productora, deberá ser eligible su devolución inmediata. 

2. PRÉSTAMO PARA USUARIOS EXTERNOS:Solo podran hacer uso de colsulta y obtencion de fotocopias dentro del obtencion de fotocopias dentro del archivo y solo se permite sacar documentos bajo alguna condicion dada bajo la empresa, igualmente al llegarse prestar un documento debe tener un formato: Fecha de emision, Tipo de documento, Numero de folios, Fecha de entrega o envios, Nombre del solicitante y Correo.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: En los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se expida fotocopias por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en que se haya laborado esta facultad no tenga carácter de reservado conforme a las constitución o las leyes.

FLUJOS DOCUMENTALES

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS:

              

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:

                                 

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS:

                   

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

         

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS:

          

TRAMITE DE DOCUMENTOS:

SÍMBOLO

RECICLAJE: Indica que el material con el que está fabricado el embalaje puede ser reciclado. Aplicable a papel.                                                

MUY FRÁGIL:Sirve para indicar que el contenido transportado es frágil y que debe ser manejado con cuidado.                                                      

SENSIBLE PARA LA HUMEDAD:Para indicar que el embalaje debe mantenerse en un ambiente seco.
                                                                  ESTE LADO DE ARRIBA: Para indicar la posición correcta del embalaje durante el transporte y el almacenamiento.                                                                              NO UTILIZAR CUTER: No utilizar cúter o elemento cortante para abrir la caja.
                                                                  MANTÉNGASE EN SITIO FRESCO:Para indicar que debe guardarse del calor durante el transporte y almacenamiento.
                                                              

No APLICAR MAS DE TRES CAJAS:Sirve para indicar el máximo de cajas de apilamiento.
                                   

                         DESPACHO DE DOCUMENTOS

Dentro de los procesos que debe cumplir un documento , se encuentra el de tramite de despacho o envió , una vez culminada su etapa de producción , donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún contratiempo.

PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS:

• ELABORACIÓN: es el paso mas importante en la gestión documental, pues en el se definen los parámetros  y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su deslinacion. en la elaboración del documento tanto administrativos como comercial se debe reflejar los criterios atados por la guía técnica 185 y las normas técnicas correspondientes, referenciando el encabezado lógico y complejo en el cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición , sus objetivos y un contenido preciso.

• FIRMA: es un documento importante e indispensable ya que es el símbolo, dibujo ,escrito o gráfico que impone la  validez de su contenido, ademas de identificar al responsable de su exopedicion .En las empresas es necesarios acogerse a los manuales  de procedimientos y calidad , para identificar al responsable se su personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación externa o interna . 

• TRASLADO DE DOCUMENTOS : el traslado de documentos significa el paso de estos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia para ser enviada a su destino final. Para ello se cuenta con la ayuda de una persona encargada, internamente de realizar este proceso llamada patinador , pero cuando la correspondencia  debe cumplir con su ciclo , externamente se cuenta con la colaboración  de la mensajería o empresas especializadas en envió de correspondencia . Es entonces que el traslado de documentos internos o externos que debe cumplir con los respectivos documentos para registrar la salida.
  • EMBALAJE O EMPAQUE: el empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. Cuando se habla de la gestión documental , se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. El termino de embalaje suele emplearse para cantidades mas grandes de documentos que requiere ser trasladados que busca conservar sus propiedades antes de comenzar el recorrido , durante el recorrido hasta su entrega 
  • SÍMBOLOS: en los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza  de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, por ejemplo: la exposición a la luz , al calor, al frió, a la humedad. 
  • VERIFICACIÓN: En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación , sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase y naturaleza del documento es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:

1. encabezado.
2. presentación.
3. objetivo( se establece si hay relación con un antecedente y respuesta).
4. firma.
5. anexos y copias.
6. dada la extencion del documento también se hace necesario verificar el orden y consecutivo del folio.

• NUMERACIÓN, FECHADO Y RADICACIÓN :el articulo 060 del 2001 menciona en su articulo 2 la definición a la radicacion . Dando cumplimiento a este enunciado las empresas , acorde con sus funciones y su razón social, organiza su consecutivo y codificación que en ocasiones pueden ser numérica y alfanumérica seguida y separada por un guion de la fecha del área productora verificando de igual manera numeración y salida del documento.